Reglement Toetsing en Visitatie

Inleiding

Alle praktiserende leden van TCMned worden eenmaal per 5 jaar gevisiteerd. Deze visitaties worden uitgevoerd volgens de RBCZ-visitatiewerkwijze door twee daartoe opgeleide visiteurs van de bij RBCZ aangesloten beroepsorganisaties of door een daartoe gekwalificeerde derde partij.

Consequenties van de toetsing

1. Het visitatieverslag wordt in duplo naar de getoetste therapeut gestuurd die binnen 14 dagen één exemplaar, getekend voor gezien, retourneert.
2. Bij het visitatieverslag zal ook een enquêteformulier meegezonden worden ter evaluatie van de gevolgde procedure.
3. Het verslag zal voor zover nodig een termijn vermelden waarin eventuele aanbevelingen moeten zijn opgevolgd.
4. In geval in een verslag een termijn is gesteld waarbinnen eventuele verbeteringen dienen te zijn uitgevoerd, zal dit door een vertegenwoordiger van TCMned gecontroleerd worden. Als de uitslag van de toets zodanig negatief is dat dit gevolgen heeft voor de registratie, dan zal de toetser het bestuur van TCMned adviseren de desbetreffende therapeut uit het beroepsregister te verwijderen. De koepelorganisatie en de zorgverzekeraars worden hiervan op de hoogte gesteld.
5.  De originele, ondertekende vragenlijst en alle verslagen worden 10 jaar bewaard.

Regelgeving Visitatie

1. Bereikbaarheid  van de praktijk en de therapeut
2. Praktijkinrichting
3. Informatieverstrekking aan de cliënt
4. Dossiervorming
5. Behandelproces en informatie
6. Administratie
7. Klachten
8. Privacy toetsen therapeut

A. Bereikbaarheid van de praktijk en de therapeut

De visiteurs stellen vast:

1. Of informatie over de bereikbaarheid van en parkeergelegenheid bij de praktijk aan cliënten wordt gegeven.
2. Of de telefonische bereikbaarheid is geregeld, met antwoordapparaat en/of voicemail.
3. Of de zakelijke telefonische bereikbaarheid is gescheiden of te onderscheiden van privé domein.
4. Of de therapeut de behandeling bij (langdurige) ziekte en/of afwezigheid heeft gewaarborgd.
5. Of de therapeut opvang van cliënten heeft geregeld bij vakantie en afwezigheid.
6. Of de therapeut overdracht van cliënten en dossiers heeft geregeld in geval van afwezigheid.

B. Praktijkinrichting

De visiteurs stellen vast:

1. Dat het bij de ingang van de praktijk duidelijk is (dat kan bij de voordeur zijn) dat op de locatie als praktijk gewerkt wordt.
2. Dat in de praktijkruimte rekening is gehouden met uitbreken van brand, zoals de aanwezigheid van een nooduitgang, blusdeken en/of brandblusser, rookmelder.
3. Dat bij de praktijkruimte een wachtruimte voor cliënten aanwezig is.
   Indien afspraken van de therapeut aantoonbaar zo gepland zijn, dat er voldoende tijd is tussen twee cliënten en een cliënt niet hoeft te wachten, is de therapeut hiervoor vrijgesteld.
4. Dat in de wachtruimte en de behandelkamer een rookverbod is.
5. Dat de wachtruimte inclusief toilet en de praktijkruimte verlicht, verwarmd en hygiënisch zijn.
6. Dat de grootte van en de zitmogelijkheden in de wachtruimte voor cliënten in overeenstemming is met de gebruikelijke praktijkvoering en afgestemd op de betreffende beroepsgroep.
7. Dat er de mogelijkheid is kleding, paraplu’s en dergelijke op te bergen.
8. Dat in de nabijheid van de wachtruimte en/of behandelkamer een toilet is.
9. Dat in of bij het toilet een wastafel met stromend water aanwezig is.
10. Dat de grootte van en de zitmogelijkheden in de behandelkamer voor cliënten in overeenstemming zijn met de gebruikelijke praktijkvoering en afgestemd zijn op de betreffende beroepsgroep.
11. Dat de buitenlucht direct toegang heeft in de behandelkamer evenals daglicht. Zo nodig kan direct zonlicht getemperd worden.
12. Dat de privacy van de cliënt in de behandelruimte is geborgd doordat:
    • het besprokene in de behandelkamer niet verstaanbaar is in de wachtruimte, of voor anderen buiten de behandelkamer.
    • dat op normaal volume gevoerde gesprekken niet verstaanbaar zijn in aangrenzende ruimtes die ook worden gebruikt.
    • de inkijk van buiten, indien van toepassing, is af te schermen.
13. Dat privé aangelegenheden van de therapeut zich niet mengen in de behandelruimte.

C Informatieverstrekking aan de cliënt

De visiteurs stellen vast:

1. Dat de informatie op de website (indien geen website de andere informatiebron) transparant is en voldoet aan de criteria die hiervoor in de Sector Medisch Sociaal zijn vastgelegd.
2. Op de website (indien geen website de andere informatiebron), staat vermeld bij welke beroepsvereniging de therapeut is geregistreerd en welk klacht- en tuchtrecht van toepassing is op de dienstverlening van de therapeut. Vanwege keurmerkfunctie kunnen beroepsvereniging en koepel besluiten dat bordjes van vereniging en koepel in praktijkruimte dienen te hangen. Dit wordt in de visitatie meegenomen.
3. Dat de therapeut de cliënt voorafgaand aan de behandeling, informeert over: tarief, betalingswijze, annuleren, de wijze van behandeling, of begeleiding; vergoeding door zorgverzekeraars; en de geheimhoudingsplicht die de therapeut hanteert. En hoe de therapeut dit doet.
4. Dat de therapeut met volwassen cliënten een schriftelijke behandelovereenkomst afsluit en deze zowel door therapeut als cliënt wordt ondertekend. Een behandelovereenkomst is ter bescherming van de therapeut en de cliënt. De therapeut is niet hiertoe bij wet verplicht.
5. Dat de therapeut die werkt met kinderen een schriftelijke behandelovereenkomst afsluit met beide ouders bij kinderen onder de leeftijd van 16 jaar. Dit om klachtenprocedures te voorkomen. Deze verplichting wordt door de sector Medisch  Sociaal wel opgelegd, ondanks het feit dat een kindertherapeut momenteel nog niet bij wet verplicht is een schriftelijke behandelovereenkomst af te sluiten.
6. Dat de therapeut een werkwijze heeft omtrent het informeren van verwijzers en deze
   informatie met toestemming van de cliënt vastlegt.

D  Dossiervorming

De visiteurs stellen vast, aan de hand van (digitale) documenten, zonder cliëntgegevens:

1. Dat de therapeut de volgende cliëntgegevens vastlegt:
   personalia; gebruik middelen; medische bijzonderheden; anamnese; hulpvraag en omschrijving klacht; behandelplan; verwijzer en contact verwijzer of derden en toestemming cliënt; rapportage verloop behandeling.
2. Dat de cliëntgegevens worden vastgelegd, bewaard en beveiligd tegen
   ongeautoriseerde inzage volgens de kwaliteitscriteria die aansluiten op de WPG (Wet
   bescherming Persoonsgegevens) en in de Sector Medisch Sociaal zijn vastgesteld,
   o.a. in het beroepsprofiel en de beroepscode. Hieronder valt o.a. het beveiligd, niet
   voor derden toegankelijk opslaan van digitale gegevens over cliënten.
3. Dat de wijze van dossiervorming toelaat dat het format van het dossier qua inhoud en
   vorm toegankelijk is voor de cliënt en de wettelijke bewaartermijn hanteert van 10 jaar.

E  Behandelproces en informatie

De visiteurs stellen vast:

1. Dat de therapeut voor de behandeling instemming van de cliënt heeft en op welke wijze deze is verkregen.
2. Dat de therapeut de cliënt heeft geïnformeerd over de aard en duur van de sessie enop welke wijze de cliënt hierover wordt geïnformeerd.
3. Dat de therapeut behandeldoelen vaststelt met de cliënt.
4. Dat de therapeut de behandeling tussentijds evalueert.
5. Dat de therapeut een werkwijze heeft omtrent het informeren van verwijzers en deze informatie met toestemming van de cliënt vastlegt.
6. Dat de therapeut de meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling kent en/of hanteert.

F Administratie

De visiteurs stellen vast:

1. Dat de therapeut kan aangeven op welke wijze de therapeut zijn of haar administratie voert en op welke wijze deze voldoet aan de algemeen geldende voorschriften. Dit is onderbouwd met voorbeelddocumenten.
2. Dat de therapeut aan de hand van een voorbeeldfactuur kan aangeven op welke wijze hij of zij factureert en wat de zaken zijn die vermeld worden op de factuur. Hierbij worden de facturatievoorschriften van de zorgverzekeraars besproken.
3. Dat de therapeut onderbouwt wat zijn of haar beleid is ten aanzien van de betalingstermijn, de termijnen van herinnering en aanmaning en welke handelwijze de therapeut hanteert als cliënt weigert te betalen. Hij of zij kan aangeven hoe deze passen binnen het algemeen geldende debiteurenbeleid.

G  Klachten

Klachten door de getoetste therapeut kunnen worden ingediend over:

• bejegening door de toetser
• de gevolgde procedure tijdens de visitatie
• de uitslag en de aanbevelingen van de toetser

1. De klacht kan binnen 4 weken na het afronden van de visitatie (datum definitief visitatieverslag) schriftelijk worden ingediend bij het secretariaat van TCMned.
2. De Commissie van Toezicht behandelt de klacht door informatie in te winnen bij de toetser, bij de klager en zo nodig bij het bestuur.
3. De klager ontvangt binnen 8 weken een brief van de Commissie van Toezicht met daarin haar bindend oordeel over de klacht.

H  Privacy van de te toetsen therapeut

1. TCMned wijst de leden aan die getoetst en gevisiteerd moeten worden.
2. De therapeuten worden minimaal één keer per 5 jaar gevisiteerd.